Как выбрать конференц-зал

Итак, вам поставили задачу выбрать конференц-зал под тренинг для сотрудников. И если вы выбираете конференц-зал впервые, прочитайте советы, как можно легко и безболезненно решить этот вопрос.

1. Найдите несколько подходящих вариантов
Сегодня в сети интернет есть несколько сайтов, на которых размещаются предложения тренинговых компаний, ресторанов, гостиниц и загородных комплексов по аренде зала под тренинг. Также ежегодно выходит специализированный каталог «Конференц-сервис в Украине» с очень удобной разбивкой аренды залов по городам.

Если же вы не сможете найти печатную версию этого каталога, все предложения с журнала выложены на сайте каталога. Чтобы увеличить количество вариантов для выбора, дополнительно соберите информацию по аренде залов с сети Интернет.

При первичном отборе предложений обращайте внимание на:
– вместимость конференц-зала
– общую площадь (согласно норме проектирования на одного человека должно приходиться 4,5 кубических метра пространства)
– наличие необходимого оборудования (кондиционер, флип-чарт, стулья, столы и т.д.)
– возможность обеда или кофе-брейка

Если вы учтете каждый из вышеперечисленных пунктов, найти отличный конференц-зал для вас не составит труда. Аренда квартир в Омске от https://omsk.etagi.com/realty_rent/ позволит оптимально использовать финансы и обрести комфортную крышу над головой.

2. Посмотрите каждый из вариантов
Часто оказывается, что зал на фотографиях и он же вживую – это совершенно разные вещи. Поэтому перед тем, как принимать окончательное решение по выбору конференц-зала, обязательно посмотрите его. Лучше всего приехать ближе к вечеру – тогда вы сможете и посмотреть, насколько светло в нем от солнечного света, и насколько хорошо он освещен искусственным светом вечером.

Если возможно, на «смотрины» конференц-зала пригласите тренера. Который будет проводить тренинг или семинар. Он сможет оценить оборудование для работы, ведь важно предоставить тренеру комфортные условия работы.

Также обратите внимание на обед. Если есть возможность, обязательно попробуйте еду, которой потенциально будут питаться во время обеда ваши сотрудники. Возможно, кофе, сливки и печенье на кофе-паузу вам придется покупать самостоятельно. Чтобы не бегать во время тренинга в ближайший супермаркет, уточните этот момент сразу.

3. Удостоверьтесь, что зал будет свободен
Вполне возможна ситуация, что перед самым началом тренинга окажется, что кто-то срочно занял зал. Чтобы такого не случилось, лучше дайте задаток и попросите администрацию письменно дать гарантии аренды зала под вашу компанию за запланированную дату тренинга или семинара.

4. Подумайте о проживании и дороге к тренингу
Если вы ожидаете на тренинг или семинар участников с других городов, продумайте место их проживания. Идеально, если конференц-зал вы будете арендовать в гостинице. Там же можно будет и поселить гостей. Также плюсом такой схемы являются скидки, которые обычно предоставляет гостиница при заказе комплексных услуг: конференц-зала, питания и проживания.

Если же все участники мероприятия работают в компании в одном городе, выбирайте зал с учетом пробок и удобства проезда к месту проведения. Если вы планируете провести тренинг за городом, позаботьтесь о транспорте для сотрудников.